10 способов увеличить свою производительность

Чтобы успевать за день больше, нужно следовать определенным правилам, которые проверены временем и опытом конкретных людей.

1. Занимайтесь только важными делами, избегая не важных дел. Этот совет самый важный, чаще всего встречается в книгах по тайм-менеджменту и чаще всего игнорируется. Для того, чтобы избежать не важных дел нет универсальных советов, хотя более-менее действенные способы есть. Мысленно всегда делить работу на основную и вспомогательную. Можно часами проверять компьютер на вирусы, делать дефрагментацию, высвобождать свободное пространство на диске или подыскивать себе новый ноутбук — все это, конечно, полезно, но само по себе никак не приводит к достижению целей. Если вы замечаете, что занимаетесь вспомогательной работой в то время, пока простаивает основная, то самое время остановиться и переключиться на главное.

2. Старайтесь не делать работу сами, находите способы перепоручить ее другим. На минуту приостановитесь и задумайтесь — все ли из того, что вы делаете, следует делать самому? Нет ли способа перепоручить работу кому-то другому — бесплатно или за деньги? Если такие способы есть, то почему бы ими не воспользоваться? Нередко люди готовы помочь только ради доброго слова или утверждения своего авторитета как специалиста в определенной области. Так же просто потратить некоторую сумму денег и перепоручить какую-то работу профессионалу, чем тратить не нее свое время и энергию.

Я знала одного человека, которого повысили до должности руководителя отдела, но он по инерции продолжал выполнять ту же работу, которой занимался ранее, плюс ко всему у него добавились обязанности руководителя – стоит ли говорить, что он никогда ничего не успевал, всегда перебывал в напряжении и все его считали плохим руководителем, хотя техническим специалистом он был отменным и с работой начальника тоже справился бы отлично, если бы понял, что «не делание» основной работы своими руками тоже входит в обязанности начальника.

3. Удаленно решайте проблемы, которые можно решить без личного присутствия. Многих людей с которыми я работаю, я никогда даже не видел. Личная встреча отличается самым высоким качеством передачи информации, но в то же время — самыми высокими накладными расходами времени. Если нет особой необходимости, то я предпочитаю общаться по телефону, e-mail или ICQ. Подобная беседа выходит гораздо более лаконичной, и за одну минуту можно решить вопрос, который в противном случае мог потребовать 2 часа с учетом времени на поездку, ожидание аудиенции, а также общению на сторонние темы, которых сложно избежать при личной встрече. Иногда, когда ко мне кто-то звонит с целью уточнить, есть ли я на месте, чтобы подойти и поговорить, я отвечаю, что собираюсь уходить, давай решим вопрос по телефону — в большинстве случаев действительно удается решить вопрос по телефону.

4. Не пытайтесь бежать впереди паровоза и старайтесь разумно расходовать свою энергию. Иногда, работая над каким-нибудь проектом в голову приходят мысли, которые нужны будут на будущей стадии работы, но сейчас они никак не помогают, а скорее отвлекают. Если такая мысль пришла — запишите ее в какой-нибудь список, связанный с проектом и выбросьте из головы. Алан Лакейн советует в минуты отвлечения и простоя задавать себе вопрос: «Как лучше всего использовать время сейчас?», а Девид Аллен советует постоянно не упускать из виду ответ на вопрос «Какое следующее действие для работы над проектом?» - если будете постоянно задавать себе эти вопросы и находить ответы, то время будет расходоваться рационально и вы будете работать над, что нужно именно сейчас.

К тому же люди очень часто забывают, что нужно учитывать не только время, но и энергию, и им удается так измотаться по пустяковым вопросам, что важными делами они не могут заниматься не по причине нехватки времени, а потому, что у них просто нет для этого сил.

5. Старайтесь автоматизировать рутинные операции. Часто, выполняя по сто раз на день одни и те же операции мы об этом даже не задумываемся, а зря — вместо того, чтобы наматывать лишние метры мышиного пробега и нащелкивать удары на клавиатуре можно потратить некоторое время на то, чтобы сделать какой-нибудь макрос или просто записать последовательность нажатий клавиш, которые можно автоматически проиграть посредством специальной программы, например, Autohotkey .
Кстати, ногие операции, выполняемые с помощью мыши можно выполнить из клавиатуры – получается гораздо быстрее. Сложно запоминать клавиатурные сочетания? Распечатайте список и повесьте рядом с рабочем местом.

6. Не занимайтесь самообманом. Иногда мы пытаемся «вылизать», довести до совершенства уже выполненную работу, когда на самом деле это совершенно не нужно. Обычно подобное происходит тогда, когда мы подсознательно боимся переключиться на сложную и пугающую нас задачу. Если вы замечаете, что пытаетесь изобразить нужную работу, когда на самом деле это не так, то самое время покончить с ней и перейти к тому, что на самом деле ждет вашего внимания.

7. Исключите отвлекающие факторы. Я терпеть не могу ICQ, потому что соблазн отвлечь человека, чтобы просто «поболтать» очень велик, также я не люблю, когда люди звонят на мобильный, не имея для этого серьезного повода. Я обожаю e-mail, потому что загрузить почтовый клиент и проверить, не появились ли новые сообщения можно именно тогда, когда у вас появляется для этого время.

Если выключить мобильный телефон (или перевести его в режим, когда будут доступны только VIP-абоненты), снять трубку или вытащить провод из настольного телефона, закрыть IM-клиент, выключить почтовую программу и закрыться в кабинете, то никакой катастрофы не произойдет — просто у вас появится возможность поработать продуктивно над важной задачей. Если своего кабинета у вас нет, и вас часто отвлекают ваши коллеги, то для того, чтобы от них избавиться есть хороший проверенный способ — купите хорошие, большие, возможно, студийные наушники и одевайте их тогда, когда хотите, чтобы вас не отвлекали. Слушать музыку в них или нет — ваше личное дело, но если вы будете делать вид, когда кто-то пытается с вами заговорить, что вы не слышите, то им это быстро надоест, и в конце-концов обращаться к вам будут редко и только с по-настоящему важными делами.

К отвлекающим факторам можно добавить пассивные предметы, за которые может случайно «зацепиться» глаз — журналы, записки, диски, открытые окна браузера и других программ (возможно, кое-что вы специально оставили на виду, чтобы об этом не забыть). Поверьте, лучше все это убрать из поля зрения, когда вы занимаетесь работой, чем получить нервный срыв из-за того, что так много всего навалилось и ничего не получилось сделать.

8. Научитесь определенную работу делать быстро. Если вы работаете за компьютером и не владеете методом слепого десятипальцевого набора текста, то вы зря тратите не только свое время, но также здоровье, электроэнергию и деньги вашей компании, которая могла бы нанять на ваше место человека с такими же навыками, но обладающего слепым набором.

Конечно, помимо быстрого набора текста существует множество работы, которую можно выполнять гораздо быстрее, чем вы делаете сейчас – иногда для этого нужно учиться, иногда использовать более производительные устройства, иногда достаточно просто переставить мебель, чтобы не бегать к принтеру, а управляться с ним не вставая со своего кресла.

9. Сократите, а еще лучше вообще исключите бесполезные разговоры. Помните: можно либо совещаться, либо работать. Даже если начальник раздает указания, то эти указания не приводят к непосредственному продвижению в работе над проектом, продвижение обеспечивает только непосредственное выполнение необходимых для достижения цели проекта действий. Кстати, вся управленческая деятельность сама по себе не приводит к достижению цели, поскольку относится к вспомогательной, а не к основной работе. Если вы сами являетесь инициатором бесполезных разговоров, то старайтесь сдерживать себя от порывов заговорить, помните: другие могут слушать вас только из вежливости, но никак не потому, что им интересно, или у них есть для этого время.

10. Необходимо обеспечить долговременную производительность. Здоровье прежде всего, и нет никакой на свете работы, которую следует обменивать на здоровье. Если вы не научитесь работать производительно и при этом не наносить вред своему здоровью, то грош цена такой «производительности».

Необходимо помнить о регулярных перерывах, о правильном питании, физических упражнениях. Не следует увеличивать доступное рабочее время за счет сокращения выходных. Также следует комбинировать активный и пассивный отдых — первое позволяет отдохнуть эмоционально, но может быть изматывающим физически, а второе обеспечивает восстановление физических сил.